Reprendre le contrôle et réduire vos coûts d’impression

Parmi les frais des entreprises, les coûts annuels liés aux impressions peuvent très vite décoller : budget difficile à piloter au sein des organisations, habitudes de travail… Des solutions existent pour réduire les coûts d’impression.
Selon plusieurs études, les frais d’impressions représentent jusqu’à 5% du CA des entreprises.

Estimer les besoins réels de son entreprise

Commencez par évaluer le nombre d’imprimantes que vous possédez dans l’entreprise, en gardant en tête qu’il faut compter un appareil pour 5 à 10 personnes. N’hésitez pas à réduire leur nombre s’il est manifestement disproportionné par rapport à celui des collaborateurs.
Ensuite, auditez vos équipes pour connaître au plus juste leurs besoins mensuels : combien de pages doivent-ils imprimer par mois, ont-ils besoin d’imprimer en couleur et si oui, dans quelle proportion, le matériel est-il ancien ou récent, combien de pages une cartouche permet-elle d’imprimer…
Une fois ce préalable établi, vous serez en mesure de déterminer quel type d’imprimante correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Peut-être serait-il utile de changer votre matériel contre une imprimante multifonction qui permet d’optimiser l’espace et de réduire les factures d’énergie comparée à plusieurs appareils. De la même manière, si votre parc d’imprimantes est trop ancien ne serait-ce pas judicieux de le remplacer par un matériel plus récent qui sera forcément moins gourmand en énergie ?

Changer les pratiques d’impression

Il convient d’inviter tous les collaborateurs à redéfinir leur rapport à l’impression, en commençant par n’imprimer que les documents qui en ont besoin. En fin d’année le nombre de feuilles produites seulement pour lire des informations représentent un coût élevé pour l’entreprise. Une fois cette règle posée, voici quelques astuces qui vous permettront de faire baisser vos coûts d’impression.
Concernant les pratiques de vos collaborateurs il est indispensable de leur laisser la parole : vous serez surpris de constater à quel point les habitudes de travail et d’impression peuvent être étranges voire irrationnelles !
Rappelez vous néanmoins que vous cherchez à comprendre les usages de vos collaborateurs afin de les changer tout en respectant au maximum la manière dont il s’acquittent de leurs tâches. Sachez écouter sans juger afin de recueillir l’information la plus juste possible.

Proposez-leurs des pistes d’optimisation des impressions, qui font parfois parti du bon sens mais qui sont importants de leurs rappeler :

Privilégier les impressions recto-verso
Selon l’entreprise américaine Gartner, spécialisée dans le domaine informatique, configurer les ordinateurs et le parc d’imprimantes en mode recto/verso permet de réduire de 30 % la consommation de papier dans l’entreprise. Vous pouvez également réserver cette fonctionnalité à un seul bac de l’imprimante si vous souhaitez conserver la possibilité d’imprimer en recto.
Collecter le papier utilisé pour servir de brouillon
Gardez les impressions en recto pour faire des brouillons. Vous pouvez en effet vous en servir pour imprimer des documents non importants ou tout simplement pour écrire dessus lorsque vous en avez besoin. Vous arrêterez d’utiliser des feuilles vierges pour rédiger un petit croquis ou un paragraphe.
Autres exemples de pratiques à encourager :
Être vigilant lors de l’impression de documents sous des formats particuliers (tableau Excel par exemple) car les essais successifs pour imprimer correctement gaspillent de gros volumes de papier et d’encre.
Visualiser le document avant impression afin d’exclure éventuellement des images ou des paragraphes sans utilité.
Privilégier les impressions multiples sur 1 page quand cela est possible.
Éviter d’imprimer des contenus copiés depuis une page web (qui engendre une surconsommation de consommables pour un résultat médiocre)

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Quelle qu’elle soit, nous pouvons certainement vous aider à la résoudre, n’hésitez pas et contactez-nous !

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